7 Dicas para a transformação digital na gestão pública

A jornada rumo à transformação digital representa um desafio significativo para a gestão pública. Contudo, esse processo pode ser otimizado com o suporte de parceiros especializados e ferramentas adequadas, capazes de viabilizar a implementação de uma variedade de recursos destinados à gestão de projetos, equipes e serviços voltados para a população.

Com o intuito de tornar essa transição mais fluida, utilizamos nossa experiência e vivência para criar sete dicas práticas que podem facilitar a transformação digital na gestão pública.

DICA 1 - Compreenda o cenário atual

Para promover um futuro melhor, é crucial possuir um entendimento profundo, não apenas do cenário atual, mas também do histórico das administrações passadas. A transformação digital na gestão pública demanda essa base de conhecimento estruturada, pois é essencial compreender a infraestrutura existente, as necessidades da população e a capacidade das equipes e empresas parceiras de oferecer serviços públicos.

Um dos setores que requer essa visão detalhada é o de Tecnologia da Informação (TI), uma vez que ele será fundamental para impulsionar a digitalização de todos os processos na gestão, integrar bancos de dados, servidores, redes e serviços em nuvem, além de unificar todos esses elementos para facilitar a governança, análise e evolução das ferramentas e processos. 

Ao realizar o mapeamento completo do cenário atual, as informações se tornarão mais claras, o que facilitará a identificação de áreas de melhoria e lacunas. Isso também simplificará o processo de determinar onde, quando e como iniciar a jornada de transformação digital.

DICA 2 - Estabeleça uma framework geral

Todo grande projeto requer alinhamento entre várias frentes, sendo essencial estabelecer um padrão de comunicação e um framework compartilhado por todos os envolvidos, especialmente as equipes de TI, para garantir que todos estejam na mesma página.

Uma opção viável para facilitar essa troca de informações é a adoção da biblioteca de infraestrutura de tecnologia da informação (ITIL) para desenvolver um framework robusto e adaptado à realidade das equipes. Isso garantirá que todas as frentes tenham um padrão a seguir, com definições claras e facilmente consultáveis.

DICA 3 - Documentação e Automatização de Processos

Após a criação de uma base sólida de conhecimento e a estruturação de um framework abrangente, com foco na automatização de processos para reduzir a carga operacional e promover a padronização das operações, torna-se essencial estabelecer um contato efetivo e uma troca de informações contínua entre as áreas de TI e outras frentes da gestão pública.

Através dessa colaboração, será possível viabilizar a digitalização e a documentação das operações rotineiras, resultando em ganhos mais rápidos e na evolução contínua das melhorias.

O objetivo desta abordagem é adquirir experiência e introduzir uma nova cultura administrativa, que servirá como base para a reestruturação do novo modo de trabalho orientado por dados, utilizando ferramentas avançadas para a digitalização de processos na gestão pública.

DICA 4 - Envolvimento de Administradores e Secretarias

O comprometimento dos administradores e das secretarias é fundamental para a transformação digital na gestão dos serviços públicos, pois serão responsáveis por definir os processos a serem automatizados.

Não é necessário que essas frentes possuam conhecimentos específicos sobre tecnologia, programação ou temas abordados pelas equipes de TI. No entanto, é imprescindível que essas lideranças possuam experiência prática com os processos da gestão pública.

O papel delas será auxiliar na transformação digital, fornecendo informações cruciais para a automação de processos, gestão de projetos e mapeamento de lacunas e oportunidades de melhoria.

DICA 5 - Geração de Valor Rápida

Iniciar a transformação digital na gestão pública pode representar um desafio significativo. No entanto, uma estratégia que pode simplificar essa escolha é iniciar a digitalização pelo processo que terá o maior impacto.

Identificar esse ponto na gestão pública pode ser facilitado ao observar quais processos são os mais burocráticos, exigindo várias etapas, aprovações e consumindo considerável esforço e tempo por parte dos servidores públicos.

Ao iniciar a digitalização desses processos, além de reduzir a burocracia, eles se tornarão mais ágeis, eficientes e transparentes para todas as partes envolvidas. Isso aumentará a percepção de valor e incentivará outras secretarias e administradores a participarem desse movimento de transformação digital.

DICA 6 - Padronização de Processos

A padronização de processos é essencial para promover transparência, organização e facilitar a administração. Por isso, é importante que casos semelhantes em diferentes secretarias sigam as mesmas etapas, o que resultará em uma redução do tempo gasto pelos servidores e simplificará futuras ações de automatização.

Essa abordagem não só diminuirá a necessidade de mão de obra, mas também tornará a gestão pública mais eficiente, centralizando todos os dados em um único ponto.

DICA 7 - Comitês de Transformação Digital

A transformação digital deve abranger todos os departamentos da gestão pública. No entanto, algumas secretarias requerem habilidades específicas, ferramentas especializadas e processos exclusivos.

Por isso, é essencial estabelecer um ou mais comitês em colaboração com o departamento de TI para a digitalização desses pontos específicos. Isso resultará em impactos positivos nessas áreas, ao mesmo tempo em que centraliza todas as informações em um único ponto.

DICA EXTRA: Aoop - A sua parceira de transformação digital

Mesmo ao seguir todas essas orientações, a transformação digital da gestão pública continua sendo um processo desafiador e complexo. Portanto, é crucial selecionar um parceiro experiente na jornada de digitalização, com projetos previamente implementados.

Esse parceiro será fundamental para orientar todas as etapas do processo, contando com profissionais qualificados e a expertise necessária para implementar uma gestão pública 4.0 digital e automatizada.